La Pirámide de la Productividad Digital

Imagínate que existiera un currículo que concretara concepciones y determinara objetivos del trabajo del conocimiento actual.

Este plan de estudios ayudaría a preparar a profesionales de forma consistente y los formaría en habilidades esenciales para desarrollarse en la era digital. Se impartirían habilidades concretas comunes a cualquier tipo de trabajo del conocimiento, no solo pertenecientes a una disciplina o trayectoria profesional.

A menudo esperamos que una herramienta o una aplicación concreta nos solucione los problemas a los que nos enfrentamos en cuanto al trabajo del conocimiento. Este síndrome de la aplicación nueva y brillante es común, y a veces puede que el programa nos ayude, pero a menudo solo trae consigo una capa extra de complejidad que refuerza el problema original.

Con el fin de romper este círculo vicioso, Tiago Forte y su equipo han desarrollado la Pirámide de la Productividad Digital. Proporciona un mapa de las diferentes etapas del aprendizaje de las personas que trabajan con conocimiento y nos da pistas para saber en qué centrarnos en nuestra siguiente etapa.

La Pirámide muestra cómo las destrezas de productividad que se encuentran en la parte superior de la pirámide se basan en las inferiores y las amplían. También muestra cómo se puede progresar en cada destreza utilizando un tipo concreto de herramienta digital, y aquí está nuestro foco.

Esperamos que este marco sirva de guía a aquellas personas que busquen estructurar los incontables recursos de aprendizaje sobre las reglas del mundo laboral actual. Se trata de una propuesta que no está basada ni en pruebas estandarizadas ni en títulos oficales, sino en las demandas de la economía del siglo XXI.

Sus características principales:

1. Proceso no lineal

El punto clave que nos ha ayudado a desarrollar este modelo es que la productividad digital no es un proceso de aprendizaje lineal. Las destrezas no se adquieren de una en una, ni en orden, ni tampoco tienes que dominar una por completo para poder pasar a la siguiente.

Es más bien una escalera de caracol por la que subimos una y otra vez mejorando en cada ascenso. Estimamos que el 90% de los trabajadores del conocimiento a tiempo completo dominan el primer nivel, mientras que menos del 1% dominan el quinto.

2. Destrezas + tecnologías

Cada nivel de la Pirámide es una combinación de destrezas ampliadas por alguna forma de herramienta digital: hardware, software o plataformas online.

Estas destrezas van desde las que son muy meta (notar lo que estás sintiendo ahora mismo), hasta otras muy prácticas (usar un expansor de texto). Asociar cada una de ellas con una herramienta digital las potencia y las hace escalables.

3. Jerarquía emergente

Cada nivel emerge del inferior y amplía o abstrae los mismos principios básicos. Además, al ir subiendo de nivel se pueden aprovechar el tiempo y la atención que se liberan al dominar el nivel inferior.

La construcción de cada nivel implica una etapa inicial de diseño/configuración, durante la cual se ponen en marcha sistemas y hábitos clave, seguida de una etapa más larga de optimización/personalización.

4. Flujos de información

Los bloques de cada nivel están ordenados de izquierda a derecha en función de la dirección en que fluye la información y no en orden cronológico. El desarrollo de cada destreza se puede dar en cualquier orden, pero por lo general se mantiene una estructura que ayude a procesar la información de un estado a otro.

Aquí tienes la pirámide con todo detalle. Vamos a profundizar nivel por nivel.

Nivel 1

Incluye:

• Uso básico del ordenador
• Navegación web
• Uso básico del correo electrónico
• Atajos de teclado
• Calendario digital
• Aplicaciones de programación
• Read later apps
• Inbox Zero
• Gestión de contraseñas
• Lectura rápida
• Monitoreo de tiempo
• Expansores de texto

La alfabetización digital se define a través de nuestra familiaridad con el ordenador, como por ejemplo en la forma de navegar por una página web o trabajar un documento de texto. El primer nivel de la Pirámide de la Productividad Digital, la competencia digital, recoge este concepto y lo amplía.

Dominar las destrezas informáticas es un proceso de aprendizaje que nunca termina. Incluso los usuarios más avanzados siguen aprendiendo nuevos atajos de teclado, descubriendo nuevas funciones en sus dispositivos y optimizando ajustes.

Hemos colocado estas capacidades básicas en la base de la Pirámide porque todo lo demás depende de ellas:

• Centrarte en tus tareas (Nivel 2) será complicado si no tienes un mecanismo para guardar artículos con los que te encuentras o te envían (Nivel 1).
• Fijar rutinas (Nivel 3) será muy difícil sin un calendario digital (Nivel 1).
• Te costará encontrar tiempo para organizar tus archivos (Nivel 4) si tienes la bandeja de entrada de correo electrónico llena (Nivel 1).

Las lagunas que surgen cuando se alcanza un rendimiento alto suelen tener su origen en las debilidades de estas capacidades básicas. Son las pequeñas dificultades en los niveles inferiores las que suelen generar grandes frustraciones cuando se intenta destacar en los niveles superiores.

Centrarse en las habilidades del primer nivel reforzará todos los niveles superiores. Esto podría incluir la creación de una rutina matinal (Nivel 3), el rediseño de tu Revisión Semanal (Nivel 2), o la configuración de un expansor de texto o un gestor de contraseñas (Nivel 1).

Nivel 2

Incluye:

• Capturar: recopila aquello que llame tu atención
• Aclarar: procesa su significado
• Organizar: ponlo donde tenga sentido
• Reflexionar: revisa lo necesario
• Ejecutar: pasa a la acción

La gestión de tareas es en defnitiva una lista de tareas avanzada. Entre los gestores de tareas digitales más populares están Omnifocus, Things, Todoist, 2Do y Toodledo.

Un flujo de trabajo es la secuencia de pasos que sigues para gestionar la información mediante un gestor de tareas, desde la identificación inicial de una acción potencial hasta su finalización.

Aunque hay muchas formas de crear un flujo de trabajo de gestión de tareas, hay una que destaca por encima del resto: El método Getting Things Done (GTD) de David Allen. Las cinco etapas de GTD son tan fundamentales para la forma de capturar y gestionar la información procesable hasta su finalización que las hemos utilizado para etiquetar este nivel:

• Capturar de forma incompleta tus tareas se convertirá con toda seguridad en un cuello de botella para cualquier proyecto mínimamente ambicioso que quieras emprender, ya que las decisiones y los compromisos se pierden.
• Intentar completar tareas que no han sido debidamente aclaradas (es decir, formuladas de forma que sean procesables y orientadas a resultados) es difícil y frustrante, ya que no estará claro por qué las estás haciendo.
• La colección más completa de tareas potenciales no sirve para nada si no se organiza de forma que se puedan identificar rápidamente y se puedan llevar a cabo.
• La toma de decisiones estratégicas dependen de un tiempo de reflexión que ayuda a dar sentido a toda la información recopilada
• Y, por supuesto, todas estas tareas se convierten en una pérdida de tiempo si no las ejecutas y se actúas en consecuencia.

Nivel 3

Tras un periodo de configuración inicial, cada uno de los cinco principios del Nivel 2 debe ponerse en piloto automático para que supongan un mayor impacto. La clave es adoptar un hábito esencial para cada uno de ellos:

• Capturar => Hábito de capturar
• Aclarar => Siguiente acción
• Organizar => Lista de proyectos
• Reflexionar => Revisión semanal
• Ejecutar => Contextos/prioridades

Estos hábitos permiten que los principios de la gestión de tareas pasen a un segundo plano, ocupando con el tiempo cada vez menos tu atención. Al comprender los principios básicos, podemos encontrar formas originales y creativas de personalizarlos para adaptarlos a nuestras necesidades y preferencias individuales.

El nivel 3 no solo incluye la formación de nuevos hábitos, sino eliminar o ajustar hábitos existentes. Esto requiere examinar el historial personal, los incentivos y los patrones que regulan nuestro comportamiento, y de la utilización de técnicas psicológicas y técnicas de diseño para reimaginarlos.

Nivel 4

Incluye:

• Resumen progresivo
• PARA
• CODE

Mientras que el Nivel 2 trata de dominar el flujo de información relacionado con las acciones, el Nivel 4 trata del flujo del conocimiento.

La gestión del conocimiento personal (PKM en sus siglas en inglés) es un conjunto de habilidades y herramientas para que una persona pueda capturar, organizar y usar el conocimiento que reúne mientras realiza su trabajo. Está basado en diversos campos, como el archivado digital, la gestión de procesos y la gestión de proyectos, e incluye programas de software para la lectura digital, la toma de notas digitales, el procesamiento de textos y el almacenamiento en la nube, entre otros.

La gestión del conocimiento personal es el tema de el curso que imparto con eduARC, Nota a Nota: un curso online en el que te enseñaremos cómo crear un sistema para gestionar tu conocimiento.

Nivel 5

Como profesionales ya no tenemos que tragarnos una serie de información para luego regurgitarla en un examen, como nos sonará a muchos del colegio. La educación profesional tiene que ir mano a mano con el trabajo del día a día. Tenemos que construir el avión (y aprender a pilotarlo) mientras despega.

Para que la gestión personal del conocimiento sea sostenible, tiene que permitir directamente la ejecución de proyectos reales. Por eso la Gestión de Proyectos Justo a Tiempo es la piedra angular de la Pirámide. El conocimiento que estamos recopilando y gestionando tiene que tener un retorno inmediato para que pueda justificarse, en lugar de hacerlo sólo en un futuro lejano.

Aunque no es necesario construir los niveles 1-4 antes de empezar a trabajar en proyectos reales, la escala y la ambición de los proyectos que puedes ejecutar con éxito están limitadas por la integridad estructural de tu Pirámide. Cuanto más alto sea el edificio que quieres levantar, más profundos y fuertes deben ser sus cimientos.